Kostenloses B2B-Kalkulationswerkzeug

Automatisierung Zeitersparnis Rechner

Erfassen Sie wiederkehrende Routineprozesse mit Ihrem tatsächlichen Minutenaufwand, der Ausführungsfrequenz und Ihrem internen Stundensatz. Das Werkzeug berechnet transparent und ausschließlich aus Ihren Angaben das jährliche Zeit- und Kosteneinsparpotenzial.

Datenschutz-Hinweis: Alle Eingaben und Kalkulationen finden ausschließlich lokal in Ihrem Browser statt. Es werden keine Geschäftsdaten übertragen oder gespeichert.

1. Betriebliche Rahmenparameter

Diese Grundwerte bestimmen die Umrechnung von Minuten in Jahresstunden, Personalkosten und Amortisationsdauer.

€ / Std.
Arbeitgeberbrutto inkl. Nebenkosten pro Stunde.
Tage
Multiplikator für Aufgaben mit Intervall „pro Arbeitstag“.
Wochen
Multiplikator für Aufgaben mit Intervall „pro Arbeitswoche“.
€
Für die optionale Break-Even-Berechnung (0 = ausblenden).
€ / Mon.
Monatliche Kosten für Server, Schnittstellen oder Wartung.

2. Wiederkehrende Aufgaben & Prozesse

Passen Sie die Beispiel-Positionen an Ihre Abläufe an oder fügen Sie weitere Prozesse hinzu.

Schnell-Vorlage hinzufügen:
Tipp: Setzen Sie den Automatisierungsgrad unter 100 %, wenn weiterhin manuelle Stichproben oder Freigaben nötig sind.

3. Ergebnis-Auswertung (100 % aus Ihren Eingaben berechnet)

Live-Kalkulation von Zeitaufwand, Einsparpotenzial und Einzelprozess-Gewichtung.

Eingesparte Arbeitszeit / Jahr
0,0 Std.
Entspricht 0,0 Arbeitstagen (à 8 Std.) bzw. 0,0 Std. / Monat
Brutto-Kostenersparnis / Jahr
0 €
Durchschnittlich 0 € / Monat (1/12 Jahreswert)
Aktueller Gesamtaufwand (Ist)
0,0 Std.
Personalkosten-Äquivalent: 0 € / Jahr
Verbleibender Restaufwand (Soll)
0,0 Std.
0 € / Jahr für Kontrolle & Sonderfälle (Ø 0 % automatisiert)
Kaufmännische Netto-Betrachtung & Amortisation (auf Basis Ihrer Kostenangaben)
Laufende Kosten / Jahr
0 €
Jährliche Netto-Ersparnis (lfd.)
0 €
Netto-Ergebnis im 1. Jahr (inkl. Einmalkosten)
0 €
Rechnerischer Break-Even
Sofort (0 Monate)

Aufschlüsselung nach Einzelprozess

Aufgabe / Prozess Durchführungen / Jahr Ist-Aufwand / Jahr Auto-Grad Zeitersparnis / Jahr Kostenersparnis / Jahr Verhältnis (Ersparnis / Rest)

Offengelegte Rechenformel

Durchführungen/Jahr = Häufigkeit (je Person) × Jahresfaktor (Arbeitstage / Arbeitswochen / 12 / 1) × Beteiligte Personen
Ist-Stunden/Jahr = (Dauer je Durchführung in Min. × Durchführungen/Jahr) ÷ 60
Eingesparte Stunden/Jahr = Ist-Stunden/Jahr × (Automatisierungsgrad in % ÷ 100)
Brutto-Ersparnis/Jahr (€) = Eingesparte Stunden/Jahr × Interner Stundensatz (€)

Aktuelle Faktoren: 1 Arbeitstag = 8 Stunden · Täglich = × 220 Tage/Jahr · Wöchentlich = × 46 Wochen/Jahr · Monatlich = × 12 Monate/Jahr.

Wie wird die Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung berechnet?

1. Reale Jahresfrequenz statt Schätzwerte

Viele Kalkulationen überschätzen das Einsparpotenzial, weil sie pauschal mit 365 Kalendertagen oder 52 vollen Wochen rechnen. In diesem Rechner legen Sie Ihre tatsächlichen betrieblichen Arbeitstage (z. B. 220 Tage) und Arbeitswochen (z. B. 46 Wochen) selbst fest. Dadurch werden tägliche und wöchentliche Routinen ohne künstliche Aufblähung auf das Jahr hochgerechnet.

2. Berücksichtigung von Restaufwand & Sonderfällen

Selbst bei gut integrierten Workflows verbleiben im Alltag oft Ausnahmen: unvollständige Kundenangaben, abweichende Belegformate oder bewusste Vier-Augen-Freigaben. Über den prozentualen Automatisierungsgrad je Aufgabe weisen Sie den verbleibenden manuellen Kontrollaufwand explizit aus, statt mit unrealistischen 100-Prozent-Annahmen zu planen.

3. Gegenüberstellung von Einmal- und Laufzeitkosten

Eine technische Automatisierung verursacht in der Regel Konzeptions- und Einrichtungsaufwand sowie laufende Kosten für Schnittstellen, Server oder Wartung. Wenn Sie diese Kosten in den Rahmenparametern eintragen, stellt der Rechner die jährliche Brutto-Zeitersparnis den realen Systemkosten gegenüber und weist die rechnerische Amortisationsdauer in Monaten aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie berechnet der Rechner die jährliche Zeitersparnis?
Für jede Aufgabe wird zunächst die Anzahl der jährlichen Durchführungen ermittelt: Dazu wird die eingegebene Häufigkeit je Person mit dem Jahresfaktor des gewählten Intervalls (eingetragene Arbeitstage pro Jahr, Arbeitswochen pro Jahr, 12 Monate oder 1 Jahr) sowie mit der Anzahl beteiligter Personen multipliziert. Anschließend wird diese Gesamtzahl mit dem Minutenaufwand pro Durchführung multipliziert, durch 60 geteilt und mit dem gewählten Automatisierungsgrad in Prozent gewichtet.
Warum lässt sich pro Aufgabe ein prozentualer Automatisierungsgrad einstellen?
In der betrieblichen Praxis entfallen manuelle Aufgaben durch Automatisierung selten vollständig zu 100 Prozent. Häufig bleibt ein geringer Zeitanteil für Stichproben, Freigaben oder die Bearbeitung von Sonderfällen bestehen. Über den prozentualen Automatisierungsgrad bilden Sie realistisch ab, welcher Anteil der bisherigen Bearbeitungszeit tatsächlich wegfällt.
Welchen Stundensatz sollte ich für die Kalkulation ansetzen?
Für eine kaufmännisch belastbare Rechnung empfiehlt sich der interne Vollkostensatz einer Arbeitsstunde (Arbeitgeberbrutto zuzüglich Lohnnebenkosten und anteiliger Arbeitsplatzkosten) der jeweiligen Rolle, die den Prozess aktuell ausführt. Sie können im Rechner jeden beliebigen Stundensatz frei eintragen.
Werden meine eingegebenen Prozess- und Kostendaten gespeichert oder übertragen?
Nein. Alle Eingaben, Berechnungen und Exporte finden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (clientseitig per JavaScript) statt. Es werden zu keinem Zeitpunkt Geschäftsdaten an einen Server übertragen oder extern gespeichert.
Wie wird die optionale Amortisationsdauer (Break-Even) ermittelt?
Wenn Sie optional einmalige Implementierungskosten sowie laufende monatliche Lizenz- oder Wartungskosten eintragen, zieht der Rechner zunächst die laufenden Monatskosten von der monatlichen Brutto-Kostenersparnis ab. Anschließend werden die einmaligen Implementierungskosten durch die verbleibende monatliche Netto-Ersparnis geteilt. Daraus ergibt sich die rechnerische Amortisationsdauer in Monaten. Übersteigen die laufenden Monatskosten die Brutto-Ersparnis, weist das Werkzeug transparent aus, dass kein Break-Even erreicht wird.

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