Die regulatorische Herausforderung
Der IT-Leiter eines Handelsunternehmens (100 Mitarbeiter) rollt Microsoft Copilot aus – ohne vorher die historischen Zugriffsrechte sauber zu prüfen. Das schockierende Ergebnis: Copilot zeigt einem Praktikanten bei einer einfachen Suchanfrage Gehaltsdaten aus einer HR-Excel-Tabelle, weil der Praktikant vor Jahren aus Versehen systemweite Leserechte auf den SharePoint erhalten hat. Copilot nutzt exakt die Berechtigungen des jeweiligen Nutzers – und offenbart damit sofort jede Schwäche im Berechtigungskonzept.
Unser Beratungsansatz für Microsoft Copilot & Datenschutz
ST Beratung macht Ihren Microsoft Copilot Rollout datenschutz- und auditsicher.
- Schritt 1: Berechtigungs-Audit: Wir prüfen alle M365-Zugriffsrechte – denn Copilot sieht gnadenlos alles, was der Nutzer in der Theorie suchen könnte.
- Schritt 2: Need-to-know-Prinzip: Wir vergeben Lese- und Bearbeitungsrechte strikt nach fachlicher Funktion neu.
- Schritt 3: DSFA durchführen: Copilot verarbeitet potenziell gigantische Mengen personenbezogener Daten, was eine Datenschutzfolgenabschätzung bedingt. 4. Admin-Konfiguration: Wir deaktivieren unsichere Web-Content-Erweiterungen und konfigurieren intelligente Vertraulichkeitslabel (Sensitivity Labels).
Zahlen & Fakten
Die Copilot-Lizenz kostet aktuell ca. 21 USD/Nutzer/Monat. Das wahre Risiko bei falscher Konfiguration sind unkontrollierbare interne Datenlecks. Der DSFA-Aufwand bei Einführung liegt bei 2–3 Beratertagen (3.000–6.000 €). Korrekt eingerichtet spart Copilot danach nachweislich 30 Min./Tag Arbeitszeit pro Nutzer. Falsch eingerichtet droht ein potenzieller DSGVO-Verstoß mit unmittelbarer Meldepflicht an die Behörden.
Datenschutz & rechtliche Absicherung
Microsoft Copilot verarbeitet bei der “For Enterprise”-Lizenz Daten strikt innerhalb des Firmenmandanten. Es erfolgt kein Modell-Training auf Ihren Unternehmensdaten. Wir stellen sicher, dass der erforderliche AV-Vertrag mit Microsoft geschlossen ist und aktualisieren lückenlos Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
Fazit
Copilot an sich ist nicht Ihr Datenschutz-Problem, Ihr historisch gewachsenes Berechtigungskonzept aus 10 Jahren IT-Betrieb ist das Problem. Copilot fördert nur zutage, was schon immer schief lag. Die DSFA kostet 5.000 €. Die interne Datenpanne, wenn der Praktikant alle Vorstandsgehälter sieht, kostet das Vertrauen der gesamten Belegschaft. Parallel dazu laufen in den meisten Betrieben weitere, nicht freigegebene KI-Werkzeuge: Schatten-KI im Mittelstand zeigt, wie Sie diese zweite Baustelle strukturiert schließen.