36 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen KI (Bitkom 2025). Gleichzeitig scheitern 50 Prozent der GenAI-Projekte nach dem Proof-of-Concept (Gartner). Der häufigste Grund: Unternehmen starten mit Technik statt mit einer Bestandsaufnahme. Dieser Check hilft Ihnen, den richtigen Startpunkt zu finden.
Warum ein KI-Readiness-Check der erste Schritt ist
53 Prozent der deutschen Unternehmen haben Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung (Bitkom 2025). 64 Prozent sehen sich selbst als Nachzügler. Das Problem ist nicht mangelnder Wille, sondern fehlende Orientierung.
KI-Projekte scheitern an drei Stellen: an den Daten (43 bis 70 Prozent der Fälle), an der falschen Use-Case-Auswahl und an fehlenden internen Strukturen. Alle drei Stellen lassen sich mit einem Readiness-Check vor dem Projektstart identifizieren.
Unternehmen mit einer Digitalisierungsstrategie nutzen KI zu 35 Prozent, ohne Strategie nur zu 26 Prozent (KfW Mittelstandspanel 2025). Die Bestandsaufnahme vor dem ersten KI-Projekt ist kein Zeitverlust. Sie verhindert den teuren Fehlstart.
Die 12-Punkte-Checkliste in 4 Dimensionen
Gehen Sie jeden Punkt durch. Zählen Sie die Punkte, bei denen Sie mit “Ja” antworten können.
Dimension 1: Daten
Punkt 1: Sind Ihre Geschäftsdaten digital erfasst? Kundenstamm, Aufträge, Rechnungen, Lieferantendaten. Nicht in Papierordnern, nicht in privaten Excel-Dateien auf einzelnen Rechnern.
Punkt 2: Können Sie auf die Daten der letzten 12 Monate zugreifen und sie exportieren? Ein ERP oder CRM das Daten speichert aber nicht freigibt, ist für KI wertlos.
Punkt 3: Gibt es eine zentrale Datenquelle oder sind Ihre Daten über fünf oder mehr Systeme verteilt? Je fragmentierter die Datenhaltung, desto höher der Aufwand vor dem KI-Start. Beides ist lösbar, aber der Aufwand unterscheidet sich.
Dimension 2: Prozesse
Punkt 4: Können Sie drei wiederkehrende Prozesse benennen, die regelmäßig Zeit kosten? Beispiele: Rechnungseingang prüfen, Angebote kalkulieren, Bewerbungen vorsortieren, Lieferscheine abgleichen.
Punkt 5: Gibt es Prozesse mit klaren Wenn-Dann-Regeln, die ein Mitarbeiter immer gleich abarbeitet? Diese regelbasierten Abläufe sind die besten Kandidaten für KI-Automatisierung.
Punkt 6: Wissen Sie wie viele Stunden pro Woche für manuelle Dateneingabe oder Routine-Aufgaben anfallen? Wenn nicht, ist das bereits ein Befund: Ohne Messgröße kein messbarer Erfolg.
Dimension 3: Organisation
Punkt 7: Gibt es eine Person in der Geschäftsführung, die das Thema KI verantwortet? Nicht als Nebenprojekt, sondern mit klarem Mandat. McKinsey zeigt: Senior-Leadership-Beteiligung ist der stärkste Erfolgsfaktor.
Punkt 8: Wäre Ihr Team bereit, 2 bis 3 Stunden für ein Prozess-Interview freizumachen? Beratung funktioniert nur mit Zugang zu den Leuten, die die Abläufe kennen.
Punkt 9: Haben Sie ein Budget für Digitalisierung eingeplant, auch wenn noch unklar wofür? BAFA-Förderung reduziert den Eigenanteil auf 1.750 Euro (NRW) oder 700 Euro (neue Bundesländer). Das Budget muss nicht groß sein.
Dimension 4: Recht und Compliance
Punkt 10: Wissen Sie ob Ihre aktuelle KI-Nutzung DSGVO-konform ist? Wenn Mitarbeiter ChatGPT mit Kundendaten füttern, besteht bereits ein Compliance-Risiko. 48 Prozent der Unternehmen sehen hohe Datenschutzanforderungen als Hürde (Bitkom 2025).
Punkt 11: Kennen Sie die Pflichten aus dem EU AI Act, die seit Februar 2025 gelten? Artikel 4 verlangt, dass Mitarbeiter die mit KI-Systemen arbeiten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen, nicht nur für Hochrisiko-Anwendungen.
Punkt 12: Gibt es eine interne Richtlinie für den Umgang mit KI-Tools? Welche Tools dürfen genutzt werden, welche Daten dürfen eingegeben werden, wer ist verantwortlich?
Auswertung: Was Ihr Ergebnis bedeutet
10 bis 12 Punkte: KI-ready
Ihr Unternehmen hat die Grundlagen. Sie können direkt mit der Identifikation konkreter Use Cases beginnen. Eine Strategieberatung liefert Ihnen in 4 Wochen eine priorisierte Roadmap mit ROI-Schätzung pro Anwendungsfall.
Typischer nächster Schritt: Beratung starten und die 3 bis 5 wirkungsvollsten Automatisierungen identifizieren.
6 bis 9 Punkte: Teilweise bereit
Einzelne Lücken müssen geschlossen werden. Typisch: Daten sind vorhanden aber über zu viele Systeme verteilt. Oder: KI wird bereits genutzt (ChatGPT), aber ohne Richtlinie. Eine Beratung hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen und die Lücken gezielt zu schließen.
Typischer nächster Schritt: Förderfähigkeitscheck, dann gezielte Beratung zu den offenen Dimensionen.
0 bis 5 Punkte: Grundlagen zuerst
Bevor KI-Projekte sinnvoll sind, braucht Ihr Unternehmen eine digitale Basis. Das ist kein Ausschlusskriterium. Die BAFA fördert auch Beratung zur Digitalisierungsstrategie. Sie müssen das nicht allein herausfinden.
780.000 Mittelständler nutzen KI (KfW 2026). Viele davon haben mit einem Score von 3 oder 4 angefangen.
Drei Beispiele aus der Praxis
Handwerksbetrieb, 45 Mitarbeiter, Score 4 von 12
Problem: Aufträge auf Papier, kein CRM, Angebote per Excel. Daten-Dimension: 0 Punkte. Prozesse: 2 Punkte (wiederkehrende Abläufe vorhanden, aber nicht digital). Organisation: 1 Punkt (GF interessiert, aber kein Budget geplant). Compliance: 1 Punkt.
Erster Schritt: Digitalisierung der Auftragserfassung, dann KI-gestützte Angebotskalkulation. BAFA-gefördert, Eigenanteil 1.750 Euro.
Produktionsunternehmen, 120 Mitarbeiter, Score 8 von 12
Problem: Daten vorhanden, aber über sechs Systeme verteilt (ERP, MES, Excel, E-Mail, Papier, Sharepoint). Prozesse gut dokumentiert. Organisation: GF hat Budget, aber keinen KI-Verantwortlichen benannt.
Erster Schritt: Datenstrategie mit Schnittstellenanalyse, dann Pilotprojekt Predictive Maintenance. BAFA plus Bayern Digitalbonus, Gesamtförderung bis 9.250 Euro.
Dienstleister, 30 Mitarbeiter, Score 11 von 12
Problem: Bereits ChatGPT, Microsoft Copilot und ein CRM mit KI-Scoring im Einsatz. Lücke: Keine interne KI-Richtlinie (Compliance-Dimension: 2 von 3). DSGVO-Risiko durch unkontrollierte Dateneingabe in KI-Tools.
Erster Schritt: KI-Richtlinie erstellen, Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, dann systematisch skalieren.
Der nächste Schritt nach dem Check
Egal ob Score 3 oder 11: Der Check zeigt Ihnen wo Sie stehen. Er zeigt aber nicht, welcher konkrete Schritt den größten Hebel hat. Dafür ist eine professionelle Analyse nötig. Der Readiness-Check ist eine Ja-Nein-Einordnung in vier Dimensionen. Eine differenziertere Einstufung über fünf Reifestufen, inklusive Hindernissen beim Stufensprung, liefert das KI-Reifegrad-Modell für den Mittelstand.
780.000 Mittelständler nutzen bereits KI (KfW 2026). 51 Prozent der Unternehmen glauben: Wer KI nicht einsetzt, hat langfristig keine Zukunft (Bitkom 2025). Die Frage ist nicht ob KI kommt, sondern ob Sie vorbereitet sind wenn es soweit ist.
Ein kostenloses Erstgespräch klärt drei Dinge: Wo stehen Sie wirklich? Was ist der nächste sinnvolle Schritt? Und wie finanziert die BAFA den größten Teil davon?