36 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen KI (Bitkom 2025). Gleichzeitig scheitern 50 Prozent der GenAI-Projekte nach dem Proof-of-Concept (Gartner). Der haeufigste Grund: Unternehmen starten mit Technik statt mit einer Bestandsaufnahme. Dieser Check hilft Ihnen, den richtigen Startpunkt zu finden.
Warum ein KI-Readiness-Check der erste Schritt ist
53 Prozent der deutschen Unternehmen haben Probleme bei der Bewaeltigung der Digitalisierung (Bitkom 2025). 64 Prozent sehen sich selbst als Nachzuegler. Das Problem ist nicht mangelnder Wille, sondern fehlende Orientierung.
KI-Projekte scheitern an drei Stellen: an den Daten (43 bis 70 Prozent der Faelle), an der falschen Use-Case-Auswahl und an fehlenden internen Strukturen. Alle drei Stellen lassen sich mit einem Readiness-Check vor dem Projektstart identifizieren.
Unternehmen mit einer Digitalisierungsstrategie nutzen KI zu 35 Prozent, ohne Strategie nur zu 26 Prozent (KfW Mittelstandspanel 2025). Die Bestandsaufnahme vor dem ersten KI-Projekt ist kein Zeitverlust. Sie verhindert den teuren Fehlstart.
Die 12-Punkte-Checkliste in 4 Dimensionen
Gehen Sie jeden Punkt durch. Zaehlen Sie die Punkte, bei denen Sie mit “Ja” antworten koennen.
Dimension 1: Daten
Punkt 1: Sind Ihre Geschaeftsdaten digital erfasst? Kundenstamm, Auftraege, Rechnungen, Lieferantendaten. Nicht in Papierordnern, nicht in privaten Excel-Dateien auf einzelnen Rechnern.
Punkt 2: Koennen Sie auf die Daten der letzten 12 Monate zugreifen und sie exportieren? Ein ERP oder CRM das Daten speichert aber nicht freigibt, ist fuer KI wertlos.
Punkt 3: Gibt es eine zentrale Datenquelle oder sind Ihre Daten ueber fuenf oder mehr Systeme verteilt? Je fragmentierter die Datenhaltung, desto hoeher der Aufwand vor dem KI-Start. Beides ist loesbar, aber der Aufwand unterscheidet sich.
Dimension 2: Prozesse
Punkt 4: Koennen Sie drei wiederkehrende Prozesse benennen, die regelmaessig Zeit kosten? Beispiele: Rechnungseingang pruefen, Angebote kalkulieren, Bewerbungen vorsortieren, Lieferscheine abgleichen.
Punkt 5: Gibt es Prozesse mit klaren Wenn-Dann-Regeln, die ein Mitarbeiter immer gleich abarbeitet? Diese regelbasierten Ablaeufe sind die besten Kandidaten fuer KI-Automatisierung.
Punkt 6: Wissen Sie wie viele Stunden pro Woche fuer manuelle Dateneingabe oder Routine-Aufgaben anfallen? Wenn nicht, ist das bereits ein Befund: Ohne Messgroesse kein messbarer Erfolg.
Dimension 3: Organisation
Punkt 7: Gibt es eine Person in der Geschaeftsfuehrung, die das Thema KI verantwortet? Nicht als Nebenprojekt, sondern mit klarem Mandat. McKinsey zeigt: Senior-Leadership-Beteiligung ist der staerkste Erfolgsfaktor.
Punkt 8: Waere Ihr Team bereit, 2 bis 3 Stunden fuer ein Prozess-Interview freizumachen? Beratung funktioniert nur mit Zugang zu den Leuten, die die Ablaeufe kennen.
Punkt 9: Haben Sie ein Budget fuer Digitalisierung eingeplant, auch wenn noch unklar wofuer? BAFA-Foerderung reduziert den Eigenanteil auf 1.750 Euro (NRW) oder 700 Euro (neue Bundeslaender). Das Budget muss nicht gross sein.
Dimension 4: Recht und Compliance
Punkt 10: Wissen Sie ob Ihre aktuelle KI-Nutzung DSGVO-konform ist? Wenn Mitarbeiter ChatGPT mit Kundendaten fuettern, besteht bereits ein Compliance-Risiko. 48 Prozent der Unternehmen sehen hohe Datenschutzanforderungen als Huerde (Bitkom 2025).
Punkt 11: Kennen Sie die Pflichten aus dem EU AI Act, die seit Februar 2025 gelten? Artikel 4 verlangt, dass Mitarbeiter die mit KI-Systemen arbeiten ueber ausreichende KI-Kompetenz verfuegen. Diese Pflicht gilt fuer alle Unternehmen, nicht nur fuer Hochrisiko-Anwendungen.
Punkt 12: Gibt es eine interne Richtlinie fuer den Umgang mit KI-Tools? Welche Tools duerfen genutzt werden, welche Daten duerfen eingegeben werden, wer ist verantwortlich?
Auswertung: Was Ihr Ergebnis bedeutet
10 bis 12 Punkte: KI-ready
Ihr Unternehmen hat die Grundlagen. Sie koennen direkt mit der Identifikation konkreter Use Cases beginnen. Eine Strategieberatung liefert Ihnen in 4 Wochen eine priorisierte Roadmap mit ROI-Schaetzung pro Anwendungsfall.
Typischer naechster Schritt: Beratung starten und die 3 bis 5 wirkungsvollsten Automatisierungen identifizieren.
6 bis 9 Punkte: Teilweise bereit
Einzelne Luecken muessen geschlossen werden. Typisch: Daten sind vorhanden aber ueber zu viele Systeme verteilt. Oder: KI wird bereits genutzt (ChatGPT), aber ohne Richtlinie. Eine Beratung hilft, die richtigen Prioritaeten zu setzen und die Luecken gezielt zu schliessen.
Typischer naechster Schritt: Foerderfaehigkeitscheck, dann gezielte Beratung zu den offenen Dimensionen.
0 bis 5 Punkte: Grundlagen zuerst
Bevor KI-Projekte sinnvoll sind, braucht Ihr Unternehmen eine digitale Basis. Das ist kein Ausschlusskriterium. Die BAFA foerdert auch Beratung zur Digitalisierungsstrategie. Sie muessen das nicht allein herausfinden.
780.000 Mittelstaendler nutzen KI (KfW 2026). Viele davon haben mit einem Score von 3 oder 4 angefangen.
Drei Beispiele aus der Praxis
Handwerksbetrieb, 45 Mitarbeiter, Score 4 von 12
Problem: Auftraege auf Papier, kein CRM, Angebote per Excel. Daten-Dimension: 0 Punkte. Prozesse: 2 Punkte (wiederkehrende Ablaeufe vorhanden, aber nicht digital). Organisation: 1 Punkt (GF interessiert, aber kein Budget geplant). Compliance: 1 Punkt.
Erster Schritt: Digitalisierung der Auftragserfassung, dann KI-gestuetzte Angebotskalkulation. BAFA-gefoerdert, Eigenanteil 1.750 Euro.
Produktionsunternehmen, 120 Mitarbeiter, Score 8 von 12
Problem: Daten vorhanden, aber ueber sechs Systeme verteilt (ERP, MES, Excel, E-Mail, Papier, Sharepoint). Prozesse gut dokumentiert. Organisation: GF hat Budget, aber keinen KI-Verantwortlichen benannt.
Erster Schritt: Datenstrategie mit Schnittstellenanalyse, dann Pilotprojekt Predictive Maintenance. BAFA plus Bayern Digitalbonus, Gesamtfoerderung bis 9.250 Euro.
Dienstleister, 30 Mitarbeiter, Score 11 von 12
Problem: Bereits ChatGPT, Microsoft Copilot und ein CRM mit KI-Scoring im Einsatz. Luecke: Keine interne KI-Richtlinie (Compliance-Dimension: 2 von 3). DSGVO-Risiko durch unkontrollierte Dateneingabe in KI-Tools.
Erster Schritt: KI-Richtlinie erstellen, Datenschutz-Folgenabschaetzung durchfuehren, dann systematisch skalieren.
Der naechste Schritt nach dem Check
Egal ob Score 3 oder 11: Der Check zeigt Ihnen wo Sie stehen. Er zeigt aber nicht, welcher konkrete Schritt den groessten Hebel hat. Dafuer ist eine professionelle Analyse noetig. Der Readiness-Check ist eine Ja-Nein-Einordnung in vier Dimensionen. Eine differenziertere Einstufung ueber fuenf Reifestufen, inklusive Hindernissen beim Stufensprung, liefert das KI-Reifegrad-Modell fuer den Mittelstand.
780.000 Mittelstaendler nutzen bereits KI (KfW 2026). 51 Prozent der Unternehmen glauben: Wer KI nicht einsetzt, hat langfristig keine Zukunft (Bitkom 2025). Die Frage ist nicht ob KI kommt, sondern ob Sie vorbereitet sind wenn es soweit ist.
Ein kostenloses Erstgespraech klaert drei Dinge: Wo stehen Sie wirklich? Was ist der naechste sinnvolle Schritt? Und wie finanziert die BAFA den groessten Teil davon?